Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen


importeer_ledenbestand

Importeer ledenbestand

Via het menu Onderhoud-Verenigingsleden kunnen alle spelende leden worden ingevoerd. Dit kan echter een saaie en tijdrovende klus worden wanneer het ledenbestand grotere vormen aanneemt. Doorgaans blijkt dat een aantal tot 20 leden prima via het menu Verenigingsleden ingevoerd kan worden. Voor grotere aantallen kan gebruik worden gemaakt van de importmogelijkheid voor leden.

Aan het formaat van het ledenbestand zijn uiteraard strikte eisen gesteld om ervoor te zorgen dat de juiste informatie in het systeem komt. U begint met het maken van het importbestand, bijvoorbeeld vanuit een spreadsheet met ledengegevens die u waarschijnlijk al heeft. Deze bewerkt u naar een tekstbestand waarbij per regel de gegevens voor één lid komen te staan. Het ledenbestand plakt u vervolgens in het witte tekstvak en klikt u op de knop Invoeren onderin het scherm.

Formaat ledenbestand

Zoals al vermeld is de opmaak van het ledenbestand belangrijk. De gegevens hierin bestaan per regel uit 8 velden:

  • naam: verplicht veld, maximaal 40 karakters
  • initialen: verplicht veld, minimaal 2 en maximaal 3 karakters
  • adres: niet verplicht, maximaal 40 karakters
  • postcode: niet verplicht, opmaak: 1234 AB. Indien gevuld dan wordt de opmaak gecontroleerd op geldigheid.
  • woonplaats: niet verplicht, maximaal 20 karakters
  • telefoonnummer: niet verplicht
  • mobiel nummer: niet verplicht
  • email adres: niet verplicht, indien gevuld dan wordt de opmaak gecontroleerd op geldigheid. Maximaal 50 karakters.
  • lidnummer: niet verplicht, maximaal 6 karakters

Deze velden komen voor elk lid achter elkaar te staan, gescheiden door een puntkomma. Wanneer een veld langer is dan is toegestaan dan wordt de extra tekst afgekapt. De afzonderlijke leden worden door een regelomhaal van elkaar gescheiden. Wanneer u niet-verplichte velden niet wilt importeren dan kan er direct een volgende puntkomma in plaats van het veld komen. Per regel moeten er dus altijd 7 puntkomma's worden opgegeven.

Wanneer u op de invoerknop drukt, wordt een een controle gedaan op het formaat van het importbestand. Validatie van de velden gebeurt op dezelfde manier als bij het opvoeren van losse ledengegevens uit het menu Onderhoud-Verenigingsleden. Wanneer er fouten worden gevonden wordt de regel waarin de fout zit getoond, en kunt u terug naar het invoerscherm om dit te corrigeren. Wanneer alles correct is ingevoerd, wordt een tabel getoond met gegevens zoals die zullen worden ingevoerd. Let op: op dit moment zijn de gegevens nog niet toegevoegd! Hiervoor klikt u op de 'Verwerken' knop onder de tabel. Daarna zullen de gegevens worden geïmporteerd en zal dit in een vervolgscherm bevestigd worden.

Voorbeeld ledenbestand

Hieronder staan een aantal voorbeelden van regels zoals die in het importbestand kunnen voorkomen:

Jan Jansen;JJ;Dorpslaan 14;9874 HH;Ergenshuizen;0882-334485;06-91827364;jan@ergenshuizen.nl;7466
Piet Pietersen;PP;;;;;;;
Klaas Klaassen;KKL;Stadsring 34a;8890 IU;Tangensberg;;06-63546354;klaasklaasen@mijnnet.nl;
John Johnson;JoJ;;;Ergenshuizen;0882-334486;;;
importeer_ledenbestand.txt · Laatst gewijzigd: 2021/07/06 17:58 (Externe bewerking)